L’hai visto più volte.
Ogni mattina o ogni sera dopo le consegne, arrivi in magazzino e trovi:
- 28 ordini su WhatsApp
- 4 email da processare
- 5/6 ordini telefonici annotati su foglietti sparsi
La sensazione è sempre la stessa: “Ci vorrebbe una giornata intera solo per organizzare questi ordini.”
Dopo aver frequentato e lavorato con numerosi distributori doot to door di acqua in tutta Italia, ho notato che non importa la dimensione dell’azienda: il problema rimane lo stesso.
Perché stai perdendo 12 ore a settimana per organizzare le tue consegne di acqua e bevande?
I distributori di acqua a domicilio dedicano più di 12 ore settimanali solo per:
-
- la stampa manuale delle bolle
- organizzazione delle bolle per ogni zona
- assegnazione agli autisti
- tracciare percorsi su Google Maps e organizzarli in base agli orari e le esigenze dei clienti
Di questo tempo, il 76% è puro spreco che potrebbe essere eliminato con un metodo più strutturato.
Anche perchè sai qual è il costo reale di queste 12 ore?
Parliamo di giorni interi ogni mese che potresti investire per far crescere il tuo business anziché sprecarli in attività ripetitive che non generano valore.
Ma il vero costo va oltre il tempo:
– Autisti insoddisfatti
– Clienti scontenti per i ritardi nelle consegne
– Stress e frustrazione che ti porti a casa ogni giorno
– Opportunità perse mentre sei impegnato a gestire tutto ciò
Ma c’è un modo sorprendentemente semplice per risolvere tutto ciò. Leggi qui:
Le 3 soluzioni immediate del sistema Zero-Spreco per te che consegni acqua e bevande
STEP 1: OTTIMIZZA LE TUE ZONE ATTUALI
So che già organizzi le consegne per zona, ed è un ottimo punto di partenza. Ma c’è spazio per migliorare.
Soluzione immediata:
1. Analizza le tue zone attuali: sono davvero ottimali o sono state create “perché hai sempre fatto così?”?
2. Controlla se le zone sono davvero ben bilnciate: alcune zone richiedono all’autista 8 ore, altre solo 5? Allora devi sistemarle!
3. Aggiorna le zone trimestralmente in base ai cambiamenti nella clientela
PRO:
– Mantiene la struttura familiare che già utilizzi
– Riduce i tempi morti tra una consegna e l’altra
– Distribuisce meglio il carico di lavoro tra gli autisti
CONTRO:
– Richiede comunque un’analisi manuale dei dati (1-2 ore ogni trimestre)
– Non considera i cambiamenti settimanali nella domanda
– Le zone fisse non si adattano alle esigenze reali dei singoli giorni
STEP 2: FACILITA IL LAVORO DEGLI AUTISTI
Uno dei problemi meno discussi è quanto tempo gli autisti perdano cercando informazioni sulle bolle ma non è da sottovalutare.
Soluzione immediata:
1. Crea un formato di bolla migliorato con caratteri più grandi per le informazioni critiche
2. Evidenzia in giallo o grassetto: numeri di telefono, campanello, piano, note speciali (spesso è proprio trovare queste informazioni che fa perdere tempo durante le consegni)
3. Aggiungi istruzioni chiare per casi particolari (es. “Chiamare 10 minuti prima”, “Lasciare al portiere”)
PRO:
– Riduce le chiamate degli autisti all’ufficio per chiarimenti
– Diminuisce i tempi di consegna perché l’autista trova subito le informazioni
– Migliora la soddisfazione del cliente con consegne più precise
CONTRO:
– Può richiedere tempo per riprogettare il formato delle bolle
– Devi comunque stampare e organizzare manualmente i documenti
– L’ordine ottimale può cambiare durante la giornata (traffico, emergenze)
STEP 3: ORGANIZZA MEGLIO LA RICEZIONE DEGLI ORDINI
Il problema fondamentale è l’uso di troppi strumenti diversi per gestire il ciclo dell’ordine: carta, fogli excel, appunti sul cellulare…
E lo capisco che è così perchè gli ordini ti arrivano in qualsiasi momento: quando sei sul furgone, in magazzino, parlando con i clienti e così via.
Soluzione immediata:
1. Prendi l’abitudine di segnare smepre tutto e non ricordare ”cose a mente” perchè se ti dovesse succedere qualcosa, è più difficile delegare tutto e far lavorare qualcun altro
2. Imposta un processo standard: tutti gli ordini da WhatsApp, email e telefonate devono essere inseriti nel file, nella tabella, sul blocco che hai..dove preferisci ma tutto insieme
3. Crea campi obbligatori: cliente, indirizzo completo, prodotto, quantità, note speciali, ultimi ordini fatti così da poter recuperare tutto in fretta
PRO:
– Elimina la confusione tra diversi sistemi
– Riduce il rischio di ordini dimenticati
– Permette di avere uno storico ordinato
CONTRO:
– Richiede disciplina per inserire ogni ordine quando arriva
– Genera ancora bolle da stampare manualmente
Anche se c’è qualche ”contro” in questi 3 consigli,
implementando solo il primo di questi step, vedrai immediatamente una differenza nel tempo che impieghi per organizzare le consegne.
IL PROSSIMO LIVELLO?
Se hai implementato questi 3 step, hai già ridotto drasticamente il tempo speso per organizzare le consegne.
Ma esiste un modo per automatizzare l’intero processo. E togliere anche tutti ”i contro” di queste 3 soluzioni.
I distributori che lo hanno implementato, hanno riscontrato:
– Riduzione del 76% del tempo di pianificazione
– Aumento del 34% della precisione nelle consegne
– Risparmio significativo di carburante
Non si tratta di magia.
Si tratta di utilizzare uno strumento creato appositamente per il tuo settore proprio come Jimmy,
il primo gestionale per i distributori door to door di acqua e bevande, che automatizza:
– L’assegnazione degli ordini alle zone e agli autisti con l’agenda intelligente
– La creazione dei percorsi ottimali rispettando le fasce orarie: tutto in un click con un sistema di assegnazione avanzato e automatico
– La comunicazione in tempo reale con gli autisti: l’autista ha tutte le informazioni a portata di mano su un cellulare o tablet con navigazione integrata e aggiornamento in tempo reale dell’ordine di consegna
Vuoi vedere come funziona il gestionale Jimmy? Prenota una presentazione (è senza impegno), clicca qui!
Ps: nella prossima guida ti svelo invece come gestire in meno di 5 minuti le chiamate ai clienti per gli ordini ricorrenti di acqua a domicilio (per esempio gli ordini che consegni ogni 15 giorni).
